1時間で500枚!名刺のスキャンからデータ化まで、まるっとお願いできる「訪問スキャン」試してみた

1時間で500枚!名刺のスキャンからデータ化まで、まるっとお願いできる「訪問スキャン」試してみた

名刺、きちんと整理できてますか? 最後に交換した名刺がそのまま名刺入れに入れっぱなしになってはいませんか?この質問に「うぐっ」となった方、ご安心ください。私もその一人です。初めのうちこそ名前順にファイルで整理していたものの、やがておっくうになり今では箱にためるだけという体たらく。「このままではダメだ。どげんかせんといかん」と思いつつ、過去何年間も放置し続けた大量の名刺を前に、なす術なく打ちひしがれていたのでした。

ファイルに整理していたはずが気付けば箱にためっぱなし…

そんな折、名刺管理アプリで有名な「Eight」が面白いサービスをやっているという話を耳にしました。その名も「訪問スキャン」。名刺スキャンのプロがスキャナーをかついでオフィスや自宅に出張してくれ、大量の名刺を高速スキャン&データ化してくれるというサービスです。派遣型スキャン代行サービス会社「SCANMAN」(スキャンマン)とコラボレーションした異色のサービス。これや!ワイが求めていたのはこれやったんや!ということで、早速お願いしてみました。
スキャンマン訪問当日。手持ちの名刺をファイルから抜き出し積み上げてみると、なんと 500ml ペットボトルと同じくらいの高さに…。どうしよう。こんなに頼んじゃって大丈夫?取材を兼ねているとはいえ、頼みすぎでは…?

うず高く積まれた名刺タワー。重厚ささえ漂う

そんな不安をよそに、約束の時間にスキャンマンが颯爽と登場!しかも SCANMAN代表取締役の杉本さんが直々にご来社とは…恐れ入ります。会議室に場所を移した杉本スキャンマンは、慣れた手つきでスキャナーと PC をセッティング。その間、こちらが行った作業は指示に従って自分のアカウントで Eight にログインするのみでした。そして話はついに名刺の枚数へ。「実は700枚近くあるんですけど…(本当は750枚くらい)」とおずおず申告する私をよそに、「大丈夫ですよ。割とさくっとできます」という軽やかなご返答。いいんですか!マジですか!だってペットボトルと同じくらいの高さがあるんですよ!(強調)

「はい、問題ないです」というが早いか、杉本スキャンマンは積みあがった名刺の一部を手に取り、次々に持参したスキャナーへと送り込んでいきます。名刺はするするとスキャナーを通過し、どんどんデータが PC に取り込まれていきます。早い!早すぎる!スキャンしている間にのんびりインタビューでも、と思っていましたが、そんなに悠長に構えてはいられなさそうです。さっそく気になることをお伺いしてみました。

みるみるうちスキャナーに吸い込まれていく名刺たち

小さい名刺や規格外の名刺もスキャンできるのでしょうか?
―はい、問題なくできます。

このサービスをお願いする際にこちらで準備しておいたほうがいいことはありますか?
-ファイルに名刺が入っている状態だと、そのぶん時間がかかってしまいます。可能であればファイルから抜き出しておいて頂けると、時間短縮になりますね。

Eightのアプリはあらかじめダウンロードしておいたほうがいいのでしょうか?
-もしダウンロードをしていらっしゃらない場合でも、こちらでダウンロード手順などをご説明するので大丈夫ですよ。

訪問スキャンは最低何枚からお願いすることができますか?
-最小で500枚分の料金(※)からとなっています。それ以下の枚数でもお受けしますが、料金は500枚分になります。
※料金は500枚で3,000円。詳しくはこちら 

取り込んだ名刺のデータが御社のPCや機材に残ったりしないのでしょうか?
-データのキャッシュが残らない特別なソフトを Eight の運営元であるSansan(サンサン)株式会社様より頂戴しています。ご安心ください。

会話を続けながらもテキパキと作業を進める杉本スキャンマン。絶妙な手さばきで名刺をスキャナーに流す姿はもはや職人です。SCANMANスタッフのなかには2台のスキャナーを操る二刀流(!)の猛者もいるとか。

職人技を惜しげもなく披露する杉本スキャンマン

さらに今日は Eight のエヴァンジェリストである日比谷さんにもご同行いただいたので、Eight に関する疑問点もお伺いしてみました。

電話番号の変更など、名刺に手書きで修正をした場合はどうなりますか?
-原則として手書きの修正などには対応していません。ですが、明らかに電話番号が消してあり横に新たな番号が書かれている場合などは対応するケースもあります。

名刺が重複した場合はどうしたらいいのでしょうか?
-重複した場合にアラートなどはありませんので、ご自身で削除していただく形になります。PC から Web 版を使っていただくと管理が楽ですよ。

お名前が日本語でない方の名刺はどうなるんでしょう?
-現在のところ、英語であれば対応可能です。

メモ書きには対応していますか?
-基本的には手書きには対応していませんが、名前・メールアドレスがあればデータ化は可能です。ただし、オペレーターが読める程度の字であることが条件となります。

そうこうしているうちに杉本スキャンマンより「完了しました」との声が。時計を見ると、開始からわずか1時間足らず。目の前にあった名刺タワーは全てスキャンされ PC に取り込まれました。スキャン後は枚数にもよりますが1週間程度で全てデータ化され、Eight アプリ上で見られるようになるとのこと。

1時間ほどで750枚の名刺は全て取り込まれました

「では、ありがとうございました」。そう言って颯爽と立ち去るスキャンマンたち。半ばキツネにつままれた状態で空の名刺ファイル(および空き箱)を整理していると、スマートフォンにおびただしい数の通知が届き始めました。驚いて見ると、取り込んだ名刺のデータ化が早速始まり、Eight ユーザーたちとアプリ上でつながり始めたという通知でした。す、すごい!こんなにみんなが Eight を使っているなんて!みるみるうちに私のスマートフォンの通知領域は Eight からのお知らせで埋め尽くされました。

それから3日後。750枚のデータは全てデータ化され、その検索性の高さに早くもおののいている私です。これから毎日のビジネスシーンでどう役立ってくれるか今から楽しみでなりません。手元にある大量の名刺とにらめっこしている方、一気にデータ化に踏み切りたいなら、このサービスは大いにアリだと思います!

ひと仕事を終えにこやかに「サンサンポーズ」をとる SCANMAN代表取締役の杉本さん(左)と、Eight エヴァンジェリストの日比谷さん(右)

「訪問スキャン」の詳しい概要はこちら
Eightのアプリ紹介はこちら(Android 版iPhone 版

●エディター Sayaka Nagashima
Windows, Androidを中心にレビューを書いています。最近はクラウドにも関心がでてきました。ゲームも好きで、特に脱出ゲームやタイムマネジメントゲームがお気に入り。チームの中ではバランサーになること多々。中庸をモットーにしています。

Twitterアカウント:https://twitter.com/sajakasoftonic
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