データ中心のやりとりに!電子ハンコで遊び心をプラス

データ中心のやりとりに!電子ハンコで遊び心をプラス

チャットやメールによるデータのやり取りが中心の今となっては、ハンコ(印鑑)は時代遅れに感じるかもしれません。しかしながら現在、爆発的な人気のLINEスタンプを見ると、テキストだけのコミュニケーションではなくスタンプやハンコを言葉や文章の最後に「ポン」と押したいという思いは変わっていないように感じます。またその一方、オフィスで一般的な「朱肉と確認印」にも変化が訪れており、オリジナルの「電子ハンコ」が作れるソフトウェアも密かな人気です。今回はWindows、Macで電子ハンコを作れるソフトをそれぞれ1つずつご紹介したいと思います。

電子ハンコって何?

WordやExcelをはじめとする文書などで使える、ソフトウェア上の電子的なハンコのことです。押印したハンコはデータ上で確認できるほか、そのままプリントアウトすれば押印した状態で出力されます。実際にハンコを押してスキャナーで取り込む手間も不要、かつ綺麗な印影を何度でも押印できます。デザインや押印する文字もある程度はカスタマイズでき、既成のハンコがないような複雑な名字の人や外国籍の人でも、簡単に自分の名前のハンコが作れるというのもメリットです。

電子ハンコは公式の文書にも使えるの?

国や自治体に提出するような電子公文書には、公的機関で発行された電子署名及び電子証明書が必要であり、残念ながら今回紹介する電子印鑑にはその有効性はありません。また、電子印鑑のデザインは容易に複製可能なため、商取引や個人認証に用いるのにも適していません。請求書や本人認証などの重要書類はもちろん、銀行印、会社代表印、角印などとして用いることも避けてください。あくまで社内文書の確認程度にとどめておきましょう。

さっそくオリジナルの電子印鑑を作ってみよう!

【Windows編】

使用ソフト名:eight判(ANSI版)

特徴:会社などで使用する日付印や、認印を作成できます。日付のほか部署名や担当者名も好きに入れられるほか、デザインも自由に変えられるので、部署ごとに色や形を変えるなど、さまざまなアレンジが可能です。ありきたりの「定型」印ではなく、真似されにくいハンコやオシャレなハンコを作りたい、という場合にもおすすめです。作成方法:eight判はカスタマイズメニューが豊富にあるので、今回は基本的な日付印の作成方法を以下にご紹介します。

eight判の画面にある「文字」セクションで、ハンコに表示させたい項目にチェックをつけ、文字や日付を入力しましょう。作成中のデザインは、小さなプレビュー窓に表示されます。

完成したデザインは、PNGやJPGとして保存できるほか、クリップボードにコピーでき、ペーストでそのまま他の文書などに貼り付けできます。また同時にExcelを開いている場合には「Excel貼付」をクリックするだけで押印することができます。

さらに「種類」からはさまざまな外枠の形が選択できるので好みや用途によって使い分けられます。

文字セクションの「F」を押せば文字のフォント、「C」で色を変更できるのでさまざまなデザインのハンコを作ってみるのもいいでしょう。

【Mac編】

使用アプリ名:STAMPTOOLS

特徴:認印や受領印をはじめ「社外秘」などのビジネス印を簡単に作成できます。作成したハンコのデータが、Microsoft Word文書やExcelシートなどにドラッグ&ドロップで挿入でき使い勝手も抜群です。

作成方法:アプリを起動すると、ハンコのイメージ画像が現れます。文字や日付など、表示内容を変更するには、画面右下の三角アイコンをクリックします。

上段と下段にはテキストを入れることができ、中央には日付が入ります。常に「本日(使用日)」の日付にしたり、特定の日付に固定したりすることも可能です。また、フォントの種類や色、大きさの設定やそれに合わせたハンコの大きさ調整も可能です。

作成したハンコを文書へ挿入するには、画面上のイメージ画像をドラッグしてWordやExcelなどのデータ上にドロップするだけです。追加されたハンコのイメージ画像は図として取り込まれ、自由に動かしたり、回転したり、大きさを変えることができます。

ハンコのイメージ画像をアプリから保存することはできませんが、WordやExcel上で図として保存しておけば、何度も利用することができます。先にも述べたように電子印鑑は誰でも簡単に複製することができるため、セキュリティの観点からみて安全とは言えません。しかしながら社内での確認用であれば大いに活躍してくれます。

データのみのやりとりで味気なく思えるビジネスシーンはもちろん、ふだんのコミュニケーションにも一役買ってくれるオリジナルのハンコ。LINEスタンプに負けないような楽しいハンコを作って、同僚や友人と遊び心を共有してみてはいかがでしょうか。

●エディター Sayaka Nagashima

アプリやクラウドを利用して、もっとミニマルな生活ができないか模索中。ライフハック系ネタのほか、脱出ゲームやタイムマネジメントゲームにも並々ならぬ情熱があります。中庸がモットーです。

Twitterアカウント:https://twitter.com/sajakasoftonic

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